【ミスが続く人へ】『仕事が速いのにミスをしない人は、何をしているのか?』ミスしない=最強の自己ブランド

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  • 計算が間違っていてデータの数値が合わない
  • 頼まれた仕事を忘れてしまい迷惑をかけた
  • 忘れ物をして大切なものが手元にない

といった経験がある方へ。

本記事では、”仕事が速いのにミスをしない人は、何をしているのか?”という書籍から、「今すぐ実践できるミスを回避するためのコツ」をご紹介します。

著者の飯野謙次さんはスタンフォード大学の工学博士でありながら、「失敗学会」という組織を立ち上げ、十数年にわたり運営してきた「失敗学」の第一人者でもあります。

失敗学会では、事故や不祥事の情報を収集し、なぜ失敗が起こったのか、事故の裏にはどんな要因があるのか、繰り返さないためにはどうしたらいいかを検証し、情報として蓄積しているそうです。

工学と失敗学で得た知識・経験をもとに、ミスを撲滅するための方法を具体的に説明してくれる本書は、「ついついミスをしてしまう」という方にぜひおすすめです。

ミスをしないためには?

私たちは日々、ミスと隣り合わせで生きています。

ボーっとしていたり、急いでいたりとミスをするときの状況は様々。

ミスをする背景には、時間・場所・体調など、いろんなものが関わってくるので、ある程度のミスは仕方ないことのように思えます。

でもあなたの周りの人の中には、「全然ミスをしない人」がいませんか?

どんな状況でも仕事をそつなく、淡々とこなす人が。

そんな人へのイメージは「信頼できる」「要領がいい」などいろいろだと思いますが、まとめると、「仕事ができる」イメージと言えそうではないでしょうか。

比べて「ミスが多い人」についてはどうでしょう。

「だらしない」「頼りがない」「安心できない」など、悪いイメージを持たれかねません。

実はミスすることの本当の恐ろしさは、ミスそのものより、「ミスが多い人」というイメージを持たれてしまうところにあります。

逆に言えばミスをしないというだけで、「あの人は信頼できる人だ」「あの人に任せておけば安心」という自己ブランドを作ることもできます。

結論から言うと、ミスを回避するコツは、ミスが起こる構造そのものを変えて、ミスが起こらない仕組みを作るということです。

では詳しく説明していきます。

「これから気を付けます」でミスはなくせない

ミスをなくすためのコツをご紹介する前に、大原則として「注意力でミスをなくすことはできない」ということをお話しします。

何か失敗してしまったとき、私たちは「これから気をつけます」とよく謝罪をします。

でもこれは果たして本当に実現するでしょうか?

失敗した直後は「もう絶対同じミスはしないぞ」と心から反省したとしても、その意識はいつの間にか薄れ、結局また繰り返してしまうことは多いと思います。

そもそも人の注意力は、思っている以上に長続きしません。

  • 自分が作業している途中に別の仕事を頼まれる
  • 急な予定が入る
  • 上司に怒られて気分が沈んでいる

など、自分や周りの状況が刻一刻と変化していくにつれて、自分の意識がいろんな方向に向いてしまうからです。

そんな状況の中で、「これは前に失敗したことがあるやつだ」と注意力をもって気づき、失敗を回避しようとしても、できないも当然です。

つまりミスをしないためには、自分の注意力に頼るのではなく、「ミスをしないための仕組みに頼る」ことが重要になってきます。

今すぐ実践できる3つの対策

本書での「ミスをしないための仕組み」の中から、今すぐ簡単に実践できる3つを厳選してこれからご紹介します。

ケアレスミスをなくす!正しいダブルチェックの方法

ダブルチェックとは、「人を変えて再度チェックすること」を意味します。仕事上では一人で二度確認するときも同様にダブルチェックと呼ばれるようです。

ダブルチェックはミスを防ぐために行われるものですが、その本質は「同じ確認を二度行う」ことではありません。

なぜなら、一人が見誤りやすいポイントは、次の人も見誤りやすいからです。

一人で行うときも同じで、最初に見誤ったポイントは二回目も見誤りやすいポイントになります。

世の中には「交通事故が起こりやすい道路」や「間違えやすい漢字」がありますよね。それには人間が共通して持っている性質が関わっていて、何か対策を立てないことには改善は見込めません。

ではダブルチェックはどのようにすれば効果的なのか?

本当に効果のあるダブルチェックをするには「一回目のチェックと同じ動作を繰り返すのではなく、見方や状態を変えて行う」ことが重要になります。

  • エクセルを上から順に打ち込んだら、下から順に確認する(見方を変える)
  • ワードで作った書類を、プリントアウトしてからもう一度確認する(状態を変える)

このように二度目の確認方法を少し工夫するだけで、ダブルチェックの制度は格段に上がるとのことです。

「うっかり忘れてた」をなくす!ToDoリストの具体的な活用法

どんな仕事にもうっかりミスはつきものです。

今月までにするべき事務処理の期日をうっかり過ぎちゃった、、

先輩から休憩中に飲み物を買ってくるよう頼まれてたけど、すっかり忘れてました!(笑)

うっかり忘れてしまう仕事は、些細なものが多いですよね。しかし何度も繰り返していると相手との関係にも影響してきますから、バカにすることはできません。

お前この前も忘れてただろ!いいから早くコーラ持ってこい!

実は、人間がうっかりミスをしてしまうのは当然です。

人間の脳は、「頑張らないとできないこと」に集中するために、「簡単にできること」は活動領域から押し出してしまう性質があるからです。

かといって、「昼休みに先輩の飲み物を買ってくる」というような何も考えるまでもない仕事に常に意識を向け続けるのは、脳の無駄使いと言えるでしょう。

そこでおすすめするのが、ToDoリストの活用です。ToDoリストとは、今後やるべきことをリストアップしたものです。

本書では付箋を利用してToDoリストを作る方法を紹介していますが、個人的にはアプリを使った方が楽だと思います。中でも「Google ToDoリスト」は、操作が超シンプルで使いやすいのでおすすめです。

すでに利用している方も多いであろうToDoリストですが、次の3つのルールは守れているでしょうか?もしそうでなければ、ぜひこの方法を試してみてください。

  1. 今すぐ取り掛からないときは、些細なこともすべてリストに書き出す。
  2. 1つのリストにやるべきことは1つだけ
  3. 期日が近いもの・重要な仕事ほど、リストの上にする

こうすることで、抜けもれがなく、期日が近いもの・重要なものが一目でわかる、理想的なToDoリストが完成します。

やらなければいけないけど気が進まないような仕事は、いつまでもリストに居座ってプレッシャーを与えてくるので、「これ邪魔だし早く終わらせよう」と仕方なく取り組むことになるでしょう。

もの忘れをしない!持たずには出かけられない仕組み作り

「絶対にわすれないようにしなきゃ」と思っていたのに、いざそのときになったらすっかり忘れてしまった。という経験はありませんか?

普段から持ち歩いているのに、肝心なときに限って忘れてしまうなんてことも、一度は経験したことがあると思います。

なんで今日に限ってロッカーのカギがないんだ、、、資料が入ってるのに、、、

もの忘れをしないための超確実な方法は、それを持たずには出かけられない仕組みを作ってしまうことです。

前の晩のうちにカバンに詰め込んでしまうという手もありますが、ポケットに入れて持ち歩く小さなものは、うっかり忘れてしまう恐れがあります。

そんな忘れ物が多い人のために、本書がおすすめする究極の方法が、大切な持ち物は、履いていく靴の中に入れてしまうというものです。

著者の方は、靴に入らない大きなものでも、靴の上に載せてしまうといいます。

確かにこれなら、靴の中身を出さずには出かけられないので、忘れる可能性は0。

でも僕はそこまでしなくても忘れ物はしないと思うので、玄関に小さなボックスを置いて、その中に必要なものはすべて入れています。

朝出かける前にボックスから物をとり、「ボックスが空になっているのを確認する」という行動を完全に日々の習慣として定着させているので、もう忘れ物をすることはありません。

ただし玄関に貴重品を置くことは防犯上よろしくないので、「家に入ったらカギをしめる」という行動もセットで習慣づける必要があります。

まとめ

本記事では、ミスをしないための仕組み作りについて、具体的な方法と合わせてご紹介しました。

ミスを減らす仕組みを作る上で、全てに共通する考え方は、

「どうやったら失敗できるか」「どんな失敗ができるか」

を考えることです。

最後まで読んでくれた読者のみなさんが、「ミスをしない人」という最強のブランドを手に入れることを願っています。

また書籍ではここで紹介していない内容もたくさん載っているので、気になった方はぜひ一度手に取ってみてください。

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